Rechtlicher Hintergrund

Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff festgelegt und fordert u. a. für jedes DV-System das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation.

Auch die Oberfinanzdirektion NRW hat die Betriebsprüfer mit Verfügung vom 28.07.2015 dazu angehalten u. a. Verfahrensdokumentationen im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung anzufordern.

Die Zielsetzung der Verfahrensdokumentation besteht im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen. Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Aus ihr sollen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Sie soll regelmäßig folgende Bestandteile enthalten:

•    Allgemeine Beschreibung
•    Anwenderdokumentation
•    Technische Systemdokumentation
•    Betriebsdokumentation

Die o. g. Anforderungen gelten insbesondere für Buchführungspflichtige, für diejenigen, die freiwillig Bücher führen oder Abschlüsse machen und für Steuerpflichtige, die Ihren Gewinn mittels Einnahme-Überschussrechnung ermitteln.