Sie haben Fragen
rund um die E-Rechnung?

Wir haben für Sie ein paar Antworten zusammengefasst:

Ab dem 01.01.2027 (für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz) und spätestens ab 2028 (für alle B2B-Unternehmen) wird die E-Rechnung verpflichtender Standard in Deutschland. Damit ändert sich der Rechnungsaustausch grundlegend: Rechnungen werden künftig nicht mehr als PDF versendet, sondern als strukturierte E-Rechnung im XML-Format.

Wir möchten Sie frühzeitig auf die wichtigsten Punkte hinweisen:

1. Sie werden ab 2027/2028 deutlich mehr E-Rechnungen erhalten

E-Rechnungen kommen künftig flächendeckend und dauerhaft von nahezu allen Lieferanten. Dieser neue Standard wird zum Normalfall – und betrifft Ihre internen
Abläufe und unsere Zusammenarbeit signifikant.

2. Risiken ohne klaren Prozess

Wenn E-Rechnungen nicht richtig verarbeitet oder abgelegt werden, entstehen konkrete Risiken, u. a.:

Fehlende oder falsch gespeicherte E-Rechnungen

E-Rechnungen enthalten eine XML-Datei, die zwingend aufzubewahren ist. Geht diese verloren oder landet sie nur als PDF-Ansicht in Ihren Unterlagen, kann dies zu:

  • Rückfragen durch die Finanzverwaltung,
  • Verweigerung des Vorsteuerabzugs
  • Nachreichungen und Verzögerungen
  • Verstoß gegen die GoBD

führen.

Technische Prüfung ist notwendig

E-Rechnungen müssen geprüft (validiert) werden, z. B. auf:

  • Vollständigkeit der Pflichtangaben
  • formale Anforderungen der EN-16931-Norm
  • rechnerische Konsistenz

Ohne ein entsprechendes System ist das manuell praktisch nicht möglich.

Höherer organisatorischer Aufwand

E-Rechnungen per E-Mail weiterzuleiten, manuell umzubenennen oder abzulegen ist fehleranfällig. Mit steigenden Mengen wird das schnell unübersichtlich.

3. Unternehmen benötigen selbst eine Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen

Ab 2027/2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch selbst ausstellen können.

Das bedeutet:

  • Ihre aktuelle Rechnungssoftware muss E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen können.
  • Alternativ benötigen Sie rechtzeitig eine neue Lösung, die E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen kann.
  • Sonstige Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen) sind künftig nicht mehr zulässig (außer in seltenen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen).
Weitere Informationen

finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen oder bei der Bundessteuerberaterkammer.

Fazit für Ihr Unternehmen
  • Die E-Rechnung wird verpflichtender Standard.
  • Sie müssen E-Rechnungen empfangen und selbst erstellen können.
  • Ohne passenden Prozess entstehen reale Risiken: Verzögerungen, Rückfragen, Vorsteuer-Probleme, Mehraufwand.
  • Ein digitaler, klar strukturierter Ablauf ist daher unabdingbar.