Sie haben Fragen
rund um die E-Rechnung?

Wir haben für Sie ein paar Antworten zusammengefasst:

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E‑Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem niedrigeren Vorjahresumsatz gelten Übergangsregelungen noch bis Ende 2027. Unabhängig davon müssen alle Unternehmen ab 2027 in der Lage sein, E‑Rechnungen als Eingangsrechnungen zu empfangen und zu prüfen.

Spätestens ab 2028 wird die E‑Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen zum Standard. Damit verändert sich der Rechnungsaustausch grundlegend: An die Stelle von Papierrechnungen und einfachen PDF-Rechnungen treten künftig strukturierte, elektronisch verarbeitbare E‑Rechnungen, beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Wir möchten Sie frühzeitig auf die wichtigsten Punkte hinweisen:

1. Sie werden ab 2027/2028 deutlich mehr E-Rechnungen erhalten

E-Rechnungen kommen künftig flächendeckend und dauerhaft von nahezu allen Lieferanten. Dieser neue Standard wird zum Normalfall – und betrifft Ihre internen
Abläufe und unsere Zusammenarbeit signifikant.

2. Risiken ohne klaren Prozess

Wenn E-Rechnungen nicht richtig verarbeitet oder abgelegt werden, entstehen konkrete Risiken, u. a.:

Fehlende oder falsch gespeicherte E-Rechnungen

E-Rechnungen enthalten eine XML-Datei, die zwingend unveränderbar aufzubewahren ist. Geht diese verloren oder landet sie nur als PDF-Ansicht in Ihren Unterlagen, kann dies zu:

  • Rückfragen durch die Finanzverwaltung,
  • Verweigerung des Vorsteuerabzugs
  • Nachreichungen und Verzögerungen
  • Verstoß gegen die GoBD

führen.

Technische und kaufmännische Prüfung sind notwendig

E-Rechnungen müssen geprüft (validiert) werden, z. B. auf:

  • Vollständigkeit der Pflichtangaben
  • formale Anforderungen der EN-16931-Norm
  • rechnerische Konsistenz

Neben der technischen Validierung sind auch die kaufmännische Prüfung und deren Dokumentation erforderlich. Hierfür sollte ein klarer Prozess festgelegt werden, da eine nachvollziehbare Prüfung ohne geeignetes System oder strukturierte Abläufe praktisch kaum umsetzbar ist.

Höherer organisatorischer Aufwand

E-Rechnungen per E-Mail weiterzuleiten, manuell umzubenennen oder abzulegen ist fehleranfällig. Mit steigenden Mengen wird das schnell unübersichtlich.

3. Unternehmen benötigen selbst eine Lösung zum Erstellen von E-Rechnungen

Ab 2027/2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch selbst ausstellen können.

Das bedeutet:

  • Ihre aktuelle Rechnungssoftware muss E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen können.
  • Alternativ benötigen Sie rechtzeitig eine neue Lösung, die E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen kann.
  • Sonstige Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen) sind künftig nicht mehr zulässig (außer in seltenen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen).
Weitere Informationen

finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen oder bei der Bundessteuerberaterkammer.

Fazit für Ihr Unternehmen
  • Die E-Rechnung wird verpflichtender Standard.
  • Sie müssen E-Rechnungen empfangen und selbst erstellen können.
  • Ohne passenden Prozess entstehen reale Risiken: Verzögerungen, Rückfragen, Vorsteuer-Probleme, Mehraufwand.
  • Ein digitaler, klar strukturierter Ablauf ist daher unabdingbar.