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rund um die elektronischen Entgeltunterlagen?
Wir haben für Sie ein paar Antworten zusammengefasst:
Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2027 entfällt für Unternehmen die bisherige Möglichkeit, sich von der Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Was für viele begleitende Unterlagen bereits seit 2022 gilt, wird nun ausnahmslos zur strengen Vorgabe.
Was ändert sich konkret?
Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) schreibt vor, dass alle prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen zwingend in elektronischer Form geführt werden müssen. Übergangsregelungen und Ausnahmegenehmigungen, die Unternehmen bisher vor der Digitalisierung bewahrten, laufen zum Jahresende 2026 endgültig aus.
Das bedeutet für die Praxis:
- Keine Papier-Mischformen mehr: Dokumente dürfen nicht mehr fragmentiert teils digital, teils in physischen Ordnern abgelegt werden.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Für eine reibungslose elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) durch die Deutsche Rentenversicherung müssen die Daten strukturiert, revisionssicher und direkt verfügbar sein. Ein einfaches Abspeichern von unstrukturierten PDFs reicht nicht aus.
Welche Dokumente sind betroffen?
Unter die digitale Pflicht fallen sämtliche relevanten Nachweise rund um das Beschäftigungsverhältnis und die Lohnabrechnung. Dazu gehören unter anderem:
- Entgeltabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen
- Arbeitsverträge und dazugehörige Nachträge
- Sozialversicherungsmeldungen und Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen
- Nachweise über den Aufenthaltsstatus oder Arbeitserlaubnisse
- Immatrikulationsbescheinigungen (z. B. für Werkstudierende)
- A1-Bescheinigungen bei Auslandseinsätzen
- Nachweise zur Elterneigenschaft (für die Differenzierung des Pflegeversicherungsbeitrags)
Warum eine reine PDF-Ablage nicht ausreicht
Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass ein digitaler Ordner mit eingescannten PDFs oder Dokumenten ausreicht. Der Gesetzgeber und die Prüfbehörden fordern jedoch revisionssichere, maschinell auswertbare Datenstrukturen. Die Systeme müssen in der Lage sein, die erforderlichen Daten im Rahmen der euBP unkompliziert und fehlerfrei an die Rentenversicherung zu übermitteln. Es gibt kein vorgeschriebenes zu verwendendes System. Eine digitale Personalakte, z. B. über DATEV Personal, kann die Umsetzung erleichtern.
Fehlen die Unterlagen in der geforderten digitalen Form, drohen im Rahmen von Betriebsprüfungen im schlimmsten Fall Beanstandungen, längere Prüfzeiten sowie finanzielle Konsequenzen oder Bußgelder.
Fazit & Handlungsempfehlung
Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen erfordert einen zeitlichen Vorlauf für Software-Anpassungen, Datenmigrationen und interne Prozesse. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre HR- und Lohnbuchhaltungssysteme auf den Prüfstand zu stellen und eine lückenlose, BVV-konforme Digitalisierung sicherzustellen.
Auch wenn die Lohnabrechnung extern ausgelagert ist (ganz oder teilweise), bleibt die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen beim eigenen Unternehmen. Unternehmen und Steuerkanzleien müssen daher festlegen, wer die Unterlagen im Prüfungsfall bereitstellt.